Vous travaillez devant un ordinateur mais vous vous laissez souvent distraire en naviguant de sites en sites ? Vous n’arrivez pas à vous concentrer ? Pas d’inquiétude, nous vous dressons une liste d’outils pour lutter contre la procrastination !

Qu'est-ce que la procrastination ?

La procrastination, c’est l’art de repousser systématiquement les choses ou actions à plus tard. C’est aussi la tendance à attendre la dernière minute pour agir dans l’urgence. Mais les tâches sont souvent bâclées ou prennent du retard.

La procrastination est l’un des fléaux des temps modernes, notamment pour les tâches qui nécessitent un ordinateur. Les sources de distraction sont aujourd’hui à portée de clic, il est donc facile de se perdre dans les méandres de Youtube ou Facebook plutôt que de s’atteler à son travail du jour !

Pour gagner en efficacité et en productivité, il est donc nécessaire de lutter contre cette procrastination. Vous trouverez ci-dessous une liste d’outils qui vous donneront un coup de pouce pour enfin dire « non » à la procrastination au quotidien !

Dayboard, la "to-do list" en ligne

Dayboard est une extension rapide et facile à installer sur le navigateur internet Google Chrome. Le principe est assez simple : il faut écrire au quotidien 5 tâches à faire impérativement dans la journée, qui seront alors à cocher au fil du temps.

Lorsque vous ouvrez une nouvelle page ou un nouvel onglet, cette liste apparaît d’office afin de ne pas oublier vos missions du jour ! L’extension vous permet également de bloquer l’accès à certains sites internet (que vous définissez vous-même) pour une durée limitée, afin de rester entièrement focalisé sur votre tâche en cours. Enfin, Dayboard permet aussi de créer une team afin de suivre la productivité de vos collaborateurs et l’avancée de certains projets !

Le Bullet Journal : pour aller plus loin qu'un agenda

Le Bullet Journal est un système d’organisation et de gestion de tâches inventé par le designer Ryder Caroll, qui a la particularité de s’adapter à vos besoins. Pour faire simple, on peut considérer cet outil comme un mélange entre un agenda, une to-do list, un journal intime et un carnet de notes.

Pour votre bullet journal, il vous suffit de peu de choses : un cahier, une règle et un crayon ! Selon la méthode originale, il faudra d’abord commencer par les « clés », c’est à dire le système d’annotation : un point pour les tâches à effectuer, une croix pour celles qui sont achevées, un signe supérieur pour celles qui sont à reporter, etc. Il faudra ensuite créer un index et un calendrier sur l’année afin d’avoir une vision sur le long terme. Ainsi, vous définissez le matin vos tâches à effectuer dans la journée, que vous allez cocher au fur et à mesure de l’avancée. Si, au moment de quitter votre travail, vous n’avez pas terminé l’ensemble de vos tâches, ce n’est pas un problème : vous pouvez les reporter au lendemain.

Libre à vous d’utiliser plutôt des codes couleurs ou d’y dessiner. L’important reste qu’il vous soit utile et devienne votre meilleur allié, le bullet journal étant plutôt un outil d’organisation et de gestion de son propre temps.

Mieux gérer son temps avec la méthode Pomodoro

La procrastination n’est pas uniquement associée à un manque de motivation. Elle peut aussi être le résultat d’une responsabilité trop importante, d’un nombre de tâches trop importantes à réaliser dans la journée ou de deadlines trop courtes par rapport au travail à effectuer. Le salarié se sent donc submergé et préfère vaquer à d’autres occupations.

Franscesco Cirillo a établi une méthode de gestion du temps intitulé « la technique Pomodoro » (ou la « technique de la tomate »). Elle consiste à travailler 25 minutes sur une seule et unique activité (appelée « tomate »), puis de prendre une pause allant de 3 à 5 minutes. Après 4 « tomates », vous pouvez vous accorder une pause plus longue de 15 à 30 minutes. À la fin de la journée, gardez une trace de toutes vos activités effectuées au cours de la journée.

Côté matériel, il vous faut un minuteur, ainsi qu’un crayon et un papier (ou un document en ligne). Les bénéfices de cette méthode Pomodoro : augmenter la concentration (et donc augmenter l’efficacité) en se focalisant uniquement sur une tâche unique pendant une durée déterminée, se créer une nouvelle routine au travail et donc casser les mauvaises habitudes accumulées. Enfin, les pauses ont l’avantage de permettre de relâcher la pression et d’éliminer le stress afin de se sentir dans de meilleures conditions pour attaquer son travail !

Auteur : Développer ses compétences by FORMAPERF International

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